Formalizar uma empresa em 2025 envolve um conjunto de etapas administrativas e tributárias que passaram por atualizações recentes. Embora o processo seja considerado simples e majoritariamente online, é necessário atenção aos detalhes para evitar inconsistências. De acordo com o diretor de auditoria interna e assuntos regulatórios da Contabilizei, Diego Zacarias dos Santos, seguir cada fase corretamente é fundamental para garantir a regularidade do negócio desde o início.
O primeiro passo, conforme explica Diego Zacarias dos Santos, é escolher a natureza jurídica mais adequada ao perfil da atividade. Entre as opções estão o Microempreendedor Individual (MEI), o Empresário Individual (EI), a Sociedade Limitada (LTDA) e a Sociedade Limitada Unipessoal (SLU). Cada modelo possui regras próprias de faturamento, número de sócios e responsabilidade patrimonial.
Na sequência, o empreendedor deve definir corretamente o CNAE, que identifica as atividades econômicas da empresa. Segundo Diego, essa escolha influencia diretamente o enquadramento tributário, os impostos cobrados e as licenças exigidas pelos órgãos públicos. Ele destaca que a definição incorreta pode gerar autuações fiscais ou até a suspensão do CNPJ.
Antes do registro, também é necessário verificar a disponibilidade do nome empresarial na Junta Comercial e a viabilidade do endereço junto à prefeitura. Conforme orienta o diretor da Contabilizei, essa etapa é essencial para atividades que dependem de alvará de funcionamento ou possuem restrições quanto ao local de atuação, como negócios em coworkings ou endereços virtuais.
Outro ponto é a definição do capital social, que representa os recursos investidos para iniciar a empresa. De acordo com Diego Zacarias dos Santos, o valor deve ser compatível com o porte e a atividade do negócio, além de constar no contrato social ou no Requerimento de Empresário, mesmo que não seja integralizado imediatamente.
A formalização jurídica ocorre com a elaboração do contrato social, no caso de sociedades, ou do Requerimento de Empresário, para empresas individuais. Segundo o especialista, esse documento define regras de administração, participação dos sócios e responsabilidades legais, sendo essencial para evitar conflitos futuros.
Com a documentação pronta, a empresa deve ser registrada na Junta Comercial do estado, etapa que gera o NIRE. Diego explica que, atualmente, a maioria das Juntas permite o registro de forma digital, embora existam taxas que variam conforme a unidade federativa.
Após o deferimento na Junta Comercial, ocorre a emissão do CNPJ, que passou por mudanças em 2025. Conforme detalha Diego Zacarias dos Santos, o número não é mais gerado automaticamente. O responsável precisa acessar o novo Módulo de Administração Tributária da Receita Federal e preencher informações complementares para que o CNPJ seja efetivamente liberado.
Dependendo da atividade, o empreendedor deve solicitar alvarás e licenças específicas, como autorizações sanitárias, ambientais ou registros em conselhos profissionais. Segundo Diego, essas exigências variam conforme o setor e o município onde a empresa está instalada.
A definição do regime tributário também passou a integrar o processo inicial. De acordo com o diretor da Contabilizei, a escolha entre Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real deve ser feita ainda no Módulo de Administração Tributária, impactando diretamente a carga de impostos da empresa.
Por fim, é necessário realizar as inscrições municipal ou estadual. Diego explica que prestadores de serviço precisam da inscrição municipal para emitir Nota Fiscal de Serviços e recolher ISS, enquanto empresas de comércio ou indústria devem obter a inscrição estadual para operar com ICMS.
Com todas as etapas concluídas, a empresa pode iniciar suas atividades de forma regular. Segundo Diego Zacarias dos Santos, manter a organização contábil desde o início é um fator decisivo para reduzir riscos fiscais e sustentar o crescimento do negócio.